Die betriebliche Nutzung eines Fahrzeuges ist mittels Fahrtenbuch nachzuweisen. Dieses Fahrtenbuch wird bei Steuerprüfungen oft besonders genau geprüft.
Das Fahrtenbuch dient sowohl als Nachweis darüber, welche Fahrtkosten als Betriebskosten absetzbar sind, als auch dazu, den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezug der Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, belegen zu können.
Kriterien für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form zu führen. Lose Zettel sind kein Fahrtenbuch! Durch die geschlossene Form soll verhindert oder möglichst erschwert werden, dass der Steuerpflichtige nachträglich Änderungen vornehmen kann. Grundsätzlich ist ein mit einem Computerprogramm erzeugtes Fahrtenbuch formell ordnungsgemäß. Allerdings entspricht ein etwa mit Microsoft Excel erstelltes Fahrtenbuch nicht den Anforderungen, weil nachträgliche Änderungen möglich sind und diese später nicht mehr nachvollzogen werden können.
Alle Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sind zeitnah, lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu führen.
Beweisführung mittels Diktiergerät
Interessant ist in diesem Zusammenhang eine Erkenntnis des Unabhängigen Finanzsenates. Er hat die Beweisführung mittels Diktiergerät, dessen besprochene Bänder zeitnah der Sekretärin zur handschriftlichen Übertragung in ein Fahrtenbuch übergeben und anschließend wieder besprochen wurden, als zulässig anerkannt!
Folgende Daten sind in einem Fahrtenbuch festzuhalten:
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Datum jeder Fahrt
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Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt
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Fahrstrecke in Kilometer
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Ausgangsort und Zielort jeder einzelnen Fahrt
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Der Reiseweg so detailliert, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann
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Zweck jeder einzelnen Fahrt. Werden bei einer betrieblichen Fahrt mehrere Kunden besucht, so ist der Name jedes einzelnen Kunden anzuführen. Der allgemeine Hinweis „Kundenbesuche“ ist als Zweckangabe jedenfalls zu vage.
Zusammenfassend sollte somit die Devise lauten: je genauer die Aufzeichnungen, desto glaubwürdiger das Fahrtenbuch, desto weniger Diskussionen mit dem Finanzamt!
