Fehlende Ausfuhrbescheinigungen in Drittländer

Umsatzsteuerlich sind Ausfuhrlieferungen in Drittländer unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Die Steuerfreiheit ist aber an strenge formelle Voraussetzungen geknüpft.

Warenlieferungen durch österreichische Unternehmer an Abnehmer in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer, wie etwa die Schweiz, Großbritannien oder die USA) können steuerlich komplex zu behandeln sein. Liegen die gesetzlich geforderten Nachweise nicht lückenlos vor, kann dies im Zuge von Betriebsprüfungen zu erheblichen Nachforderungen führen.

Tatsächlicher Grenzübertritt der Ware

Neben den materiell rechtlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit ist der Ausfuhrnachweis von wesentlicher Bedeutung, mit dem nachgewiesen wird, dass ein tatsächlicher Grenzübertritt der Ware stattgefunden hat. Das Gesetz verlangt damit den eindeutigen Beweis, dass der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in das Drittland gelangt ist.
Grundsätzlich muss der Ausfuhrnachweis bis zur Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) einlangen. Die Steuerbefreiung kann aber auch bereits vorläufig bei der Durchführung des Exports angewendet werden, wenn der Ausfuhrnachweis in diesem Zeitpunkt noch nicht vorliegt. Der Ausfuhrnachweis muss jedoch spätestens innerhalb von sechs Monaten nach der tatsächlichen Lieferung erbracht werden. Kann das Dokument nach Ablauf dieser Frist nicht vorgelegt werden, entfällt die Steuerbefreiung rückwirkend.

Klärung der genauen physischen Abweichungen

Der Ausgang der Waren wird dabei auf elektronischem Weg bescheinigt. Die Ausfuhrzollstelle bescheinigt dem Anmelder den Ausgang der Waren durch die Übermittlung der Nachricht IE599. Kommt es zu geringfügigen Abweichungen zwischen der Anmeldung und der tatsächlichen physischen Ausfuhr der Waren, wird der Kontrollcode A4 verwendet. Der Code B1 steht hingegen für erhebliche Abweichungen. Bei den Codes A4 und B1 besteht daher regelmäßig Handlungsbedarf: Da die Codes A4 und B1 signalisieren, dass der tatsächliche Warenfluss nicht exakt mit der Anmeldung übereinstimmt, braucht es eine Klärung der genauen physischen Abweichungen. Gegebenenfalls müssen Rechnungsbeträge angepasst werden um den tatsächlich ausgeführten Waren gerecht zu werden. Zudem ist eine Dokumentation über die Bereinigung von Schwund oder etwaige Beschädigungen empfehlenswert.
Zu beachten ist außerdem die Aufbewahrungsfrist der Nachweise. Diese beträgt 7 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen. Die Aufbewahrung selbst kann entweder auf elektronischen Datenträgern oder in Papierform erfolgen.

Hinweis
Die ordnungsgemäße Dokumentation von Drittlandsexporten erfordert präzise interne Abläufe. Da Ausfuhrnachweise und Buchbelege gemäß den allgemeinen steuerrechtlichen Vorschriften sieben Jahre lang aufzubewahren sind, sollten die Belegketten bereits beim Erhalt systematisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden. Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung oder Überprüfung Ihrer Nachweise benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.