Betriebsprüfer sind immer besonders interessiert, wenn sie eine Restaurantrechnung oder Hotelrechnung als Beleg entdecken, da dahinter oft eine private Veranlassung steckt. Steuerzahler sollten daher einige Regeln beachten, damit das Geschäftsessen auch als solches abgesetzt werden kann.
Aufwendungen, die der Bewirtung von Geschäftsfreunden dienen, sind unter bestimmten Voraussetzungen absetzbar. Aus steuerlicher Sicht ist ein Geschäftsfreund eine Person, mit der eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird. Dies können auch Arbeitnehmer eines Geschäftsfreundes sein. Nicht als Geschäftsfreunde gelten eigene Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen.
In welchem Ausmaß die Bewirtung von Geschäftsfreunden abzugsfähig ist, hängt von der jeweiligen Repräsentationskomponente ab. Aufwendungen, die zwar durch den Beruf des Steuerpflichtigen bedingt sind (etwa: um geschäftliche Kontakte zu knüpfen oder zu pflegen), die aber vorrangig der Förderung seines gesellschaftlichen Ansehens dienen, weisen eine hohe Repräsentationskomponente auf. Verfolgt hingegen der Steuerpflichtige mit den Bewirtungsaufwendungen neben einer möglichen Verbesserung seiner Reputation hauptsächlich einen Werbezweck für sein Unternehmen, dann ist die Repräsentationskomponente nur von untergeordneter Bedeutung. Etwa wenn der Geschäftsfreund während der Bewirtung gezielt über Produkte oder Leistungen des Steuerpflichtigen informiert wird oder konkrete Geschäfte angebahnt werden.
Untergeordnete Repräsentationskomponente
Zur Gänze abzugsfähig sind nur Bewirtungskosten, die keine Repräsentationskomponente aufweisen. Das wären etwa Kostproben bei „Kundschaftstrinken“ (wie etwa Lokalrunden eines Brauereivertreters), Bewirtungen im Rahmen von Betriebsbesichtigungen oder Bewirtungen bei Verkaufsveranstaltungen aufgrund einer Produktpräsentation. Besteht bei Geschäftsessen eine nur untergeordnete Repräsentationskomponente, sind diese zur Hälfte abzugsfähig, wenn der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass die Bewirtung einen eindeutigen Werbezweck hat und eindeutig der betrieblichen Sphäre zuordenbar ist. Beispiele dafür sind die Bewirtung im Betriebsraum bei Geschäftsbesprechungen oder Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses.
Bewirtungen im Haushalt des Steuerpflichtigen
Dient die Bewirtung hauptsächlich der Repräsentation oder weist sie Repräsentationsmerkmale in nicht untergeordnetem Ausmaß auf, ist sie zur Gänze nicht abzugsfähig. Werbeähnliche Elemente sind in diesen Fällen bedeutungslos. Als zur Gänze nicht abzugsfähig gelten unter anderem Bewirtungen im Haushalt des Steuerpflichtigen, Bewirtungen durch den Steuerpflichtigen anlässlich seiner Betriebseröffnung außerhalb des Betriebes oder Arbeitsessen nach Geschäftsabschluss.
Jedenfalls sollten unkommentierte Restaurant- oder Hotelrechnungen vermieden werden, da diese von der Finanz nicht anerkannt werden. Auf jeder dieser Rechnungen sollte auf der Rückseite der Zweck und die Namen der bewirteten Personen festgehalten werden.
Achtung: Umsatzsteuerlich ist eine 50%-Aufteilung nicht vorgesehen. Die in der Restaurant- oder Hotelrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist entweder – wenn der Werbecharakter bei weitem überwiegt – zur Gänze oder gar nicht als Vorsteuer abzugsfähig.
